A recepção e distribuição de documentos fiscais na Contabilidade é uma atividade mais complexa do que parece.Com a adoção generalizada do e-mail para o envio de documentos fiscais, os contribuintes muitas vezes compactam os arquivos utilizando zip, rar, 7z entre outras soluções de compressão. Com o intuito de organizar o material criam pastas, subpastas, adicionam arquivos compactados, pastas compactadas, pastas dentro de pastas e com isso uma "organização" que embora seja útil para o controle do material enviado, acaba gerando um trabalho enorme para o analista fiscal acessar a informação.
Mas o problema não se resume á segmentação da informação.Muitos literalmente enviam pastas com tudo o que estiver dentro delas, tais como fotos, arquivos de dados , arquivos contaminados com vírus e um sem fim de arquivos desnecessários ao trabalho da contabilidade o que vem tornando os analistas fiscais em "garimpeiros" do conteúdo fiscal.
Para dificultar ainda mais, alguns arquivos importantes são corrompidos no processo o que causa perda de tempo aos analistas que precisam contactar o contribuinte para re-envio do material.
E os problemas não param por ai. Embora a lei diga claramente que o emissor da NF-e deve "disponibilizar" e "enviar" o xml para o contribuinte, muitos distribuidores "disponibilizam" o xml paea seus clientes ficando os mesmos com o ônus de obter o xml em web sites de serviço muitas vezes difíceis de acessar. O resultaé que o cliente tem dificuldades de enviar de forma consistente o xml de suas compras para a contabilidade. Por questões de segurança o contribuinte precisa verificar se a NF-e emitida contra seu CNPJ corresponde a uma operação válida e se de fato os itens da nota foram entregues.Responsável pela apuração dos impostos, a contabilidade precisa verificar se a NF-e não está cancelada, antes de importar a nota no seu ERP.
Quem enfrenta o problema sabe bem o tempo que se perde. Há serviços que divulgam as notas uma a uma. Uns só disponibilizam as notas em formato pdf. Outros encapsulados em itens do Outlook, outros requerem uma senha para disponibilizar o documento.
Tudo se transforma em tempo e trabalho para enfim dispor da informação.Além de todos estes problemas, muitos escritórios trabalham para armazenar o XML da NF-e pelo prazo legal.Com a adoção do CF-e SAT e da NFC-e o volume de trabalho está aumentando muito no escritório.
Diferentemente do ECF, o CF-e e o NFC-e gera um documento por cupom com uma chave de 44 posições. Com isso os volumes aumentaram muito e o e-mail não é a solução adequada para a transmissão da informação.
Serviços adicionais integrados com o Guarda Nota.
Guarda Nota Desktop
Para contribuintes que geram grande volume de documentos fiscais e multiplos emissores CF-e SAT
Captura Nota
ideal para quem tem dificuldade em obter os xmls de compra
Nota Exxata
Emissão de NF-e (o emissor muito fácil de usar e dispõe de suporte telefônico)
NfPlus
Emissão de CF-e.O NfPlus transmite o movimento automáticamente para o escritório contábil e dispõe de um sistema de retaguarda.
Motor de Busca
Para pesquisas em notas fiscais armazenadas no Google Drive.
Utilizando um rede de alta performance e modernas técnicas de compressão, o Guarda Nota é a solução para todos os problemas na transmissão, distribuição, armazenamento e processamento de NF-e, NFS-e, NFC-e, PDF, CT-e, ECF, SPED e CF-e.
Disponível na versão On-Line e Desktop, a solução resolve todos os problemas de forma automática sem onerar o tempo dos profissionais do escritório. Basta ligar um computador conectado á internet e configurado com o Guarda Nota para receber os documentos organizados por cliente, tipo, entradas, saidas, ano mes e dia. O armazenamento legal é feito em servidores do Google que é a maior empresa de informática do mundo atualmente.
